Uma apresentação de resultados precisa ser clara, objetiva, dinâmica e completa, com dados importantes e percepções relevantes. Sarah Kaplan (Universidade de Toronto) em seu artigo "PowerPoint e Estratégia" concluiu que, este recurso não só se tornou um documento que narra decisões de negócios, mas um campo de batalha, onde os campeões que prevalecem são aqueles que sabem utilizar o PowerPoint efetivamente.
Então, como podemos avançar neste campo com os recursos certos?
Organize suas informações com antecedência
Uma organização de informações importantes é um grande auxílio para aquelas apresentações periódicas a qual você tem somente alguns dias para preparar. É aconselhável manter um registro constante dos dados e controle do que é feito no ano todo como uma rotina. Assim, quando você precisar de algo de imediato ou perceber que um evento pontual pode se tornar estratégico para a empresa, não precisa buscar desde o início tudo que quer inserir na sua apresentação: você já está com os dados arquivados de maneira acessível.
Foco na meta
Avalie bem o objetivo da apresentação. Se sua intensão é mostrar os resultados alcançados, escolha bem as informações que quer dar ênfase e prepare o roteiro baseado nelas. Ao construir a base da apresentação, lembre-se de selecionar sempre argumentos que apoiam o sucesso daquela finalidade criando um contexto bem completo e organizado.
Mais do que números e palavras
Aposte nos elementos visuais (imagens, gráficos, infografia), envolvendo aqueles que participam da reunião/evento de forma mais atrativa.
Um relatório de atividades ganha um destaque mais interessante se trabalhar com elementos além do textual. Um infográfico pode dar vida aos seus dados com representações visuais que facilitam a leitura e o entendimento de informações de um mesmo tema. Gráficos e tabelas podem ser mais dinâmicos usando conceito de contraste e destaque para o que é mais relevante. A representação visual de uma informação cria uma proximidade que o texto puro acaba perdendo.
Leia nosso post que fala sobre o poder da infografia aqui.
Prenda a atenção do público
Seus dados estão organizados, mas como colocá-los no formato correto para atrair os gestores, equipes e clientes?
Não se esqueça do poder do layout. Um bom conteúdo precisa de um design atraente e preparado para o seu objetivo.
Crie unidade pelas cores
Escolha uma paleta de cores, no máximo 5, tendo 2 cores principais e outras 3 de apoio. Mantenha a harmonia em seus slides. Vá do início ao fim com a mesma paleta de cores. O uso de uma variedade de cores no decorrer de sua apresentação só ira conferir um resultado amador e nada atrativo. Também verifique a leitura do texto, tamanho da fonte e contraste entre cores. Lembre-se que dependendo do meio de projeção (TV, projetor, monitor) a legibilidade pode ficar comprometida.
Não exagere nas imagens ou animações
O foco da sua apresentação deve ser o seu resultado, por isso deixe isso em primeiro plano e evite transições muito elaboradas ou imagens que não são explicativas (aquelas que parecem um bonequinho de neve são totalmente dispensáveis). E não se esqueça de usar imagens de qualidade.
Nos textos, menos também é mais!
Concentre seus esforços nos textos corretos e não tente abusar das cores. Lembre-se: se a apresentação é presencial, o texto deve ser somente um apoio para sua fala e um guia para sua audiência. Elabore frases compridas como se fosse um anúncio de jornal. As fontes devem ser simples e de leitura fácil. Nada de usar fontes decorativas, muito menos infantis, como as do tipo Comic Sans.
Esteja preparado
Para ter uma boa apresentação você deve necessariamente se preparar!!!
Não confie no acaso, tão pouco utilize os slides como "muleta". O ensaio faz com que muito do que tem a dizer fique mais claro e talvez até encontre informações que não são necessárias ou mesmo outras que precisam ser inseridas. Um bom exercício prévio é gravar o seu ensaio e observar o que pode ser melhorado. Você ainda terá uma previsão do tempo que precisa.
Não tente imitar alguém, seja você mesmo e tente potencializar a sua presença naquele espaço. Ande um pouco, movimente-se com cuidado, olhe para os participantes e abra espaço para perguntas e comentários. O ensaio o deixará confiante para realizar uma excelente apresentação.
Invista em conhecimento
Muitos profissionais subestimam o poder de uma apresentação bem elaborada. Aplicar as melhores práticas de comunicação visual e design da informação, buscando informações sobre o assunto, irá gradativamente transformar essa visão, e com absoluta certeza, gerar resultados muito mais satisfatórios para todos os envolvidos.
A comunicação eficaz também passa pelo uso dos recursos visuais. Além de uma extensa bibliografia sobre o tema, vários blogs, como este, disponibilizam conteúdos para sua aprendizagem. Caso precise de algo mais prático, invista em um treinamento presencial ou online, o qual lhe dará mais suporte para sua realidade.
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